La fattura elettronica e lo scontrino elettronico sono solamente due degli aspetti più appariscenti del processo di digitalizzazione dei documenti che si sta portando avanti, a diverse velocità, all’interno delle aziende.
Le ricerche più recenti confermano che il numero di documenti stampati a livello aziendale sta diminuendo in modo progressivo, seppur talvolta piuttosto lento: questo significa che le imprese hanno capito perché dematerializzare, ma anche che in alcuni casi non sono state adottate le soluzioni migliori per permettere la piena riuscita di questo processo.
Questo è sottolineato dalle medesime ricerche, le quali dimostrano che in molti casi i lavoratori non possono accedere ai documenti aziendali da dispositivi mobili, o che non possono accedere ai database dal computer di casa, o in trasferta. E non si contano le situazioni in cui, per un’organizzazione lacunosa o carente della documentazione digitale, i lavoratori non trovano il documento ricercato, finendo per crearne uno nuovo.
Il rischio è proprio che chi non usa un efficace software per la digitalizzazione dei documenti perderà i vantaggi della dematerializzazione, che sono certamente tanti, replicando paradossalmente gli errori della gestione documentale cartacea.
Digitalizzazione dei documenti: la situazione attuale
Attualmente, nella maggior parte dei casi, gli strumenti per la gestione documentale digitale vengono utilizzati per la conservazione e per il recupero rapido di informazioni e dati. Ma questo è in realtà solamente il primo step: a partire da queste basi è infatti possibile usare gli strumenti tipici della gestione documentale per monitorare e manipolare i documenti, nonché ovviamente per estrarre il know-how dell’impresa.
Con il crescere della consapevolezza da parte delle aziende dei vantaggi della dematerializzazione, in parallelo al moltiplicarsi degli utilizzi, il mercato globale del documentale non potrà che crescere: stando al “2019-2024 Global Document Management Software Market Report”, si passerà dagli 800 milioni di dollari del 2017 ai 980 milioni di dollari del 2023.
I vantaggi della dematerializzazione
Indubbiamente si è parlato molto, negli ultimi anni, dei vantaggi della dematerializzazione. Ciononostante, viste le reticenze di alcune aziende e il continuo evolversi del processo stesso di conversione digitale, è bene sottolinearli nuovamente, anche in relazione ai nuovi trend IT. Una cosa è certa: il trend di adozione non si può ancora definire maturo, ma è trascinato dalla semplificazione dei processi da una parte, e dalla necessità di conformarsi alle policy nazionali e internazionali dall’altra.
Perché, quindi, dematerializzare? I vantaggi basilari sono sicuramente noti:
- risparmiare carta
- recuperare spazio fisico all’interno delle aziende
- velocizzare la consultazione dei documenti
- poter contare su una qualità indelebile dei documenti nel tempo
- ottimizzare il workflow documentale
- accedere ai documenti a prescindere da luogo, orario e tipologia di device
Ma queste, per l’appunto, sono solamente le basi. Lo stesso mondo della digitalizzazione documentale è infatti andato sviluppandosi, e lo sta facendo tuttora, intrecciandosi con altre importanti innovazioni: si pensi per esempio ai potenziali intrecci con la blockchain, alla possibilità di creare degli smart contract sicuri, veloci ed esenti da errori, e a quanto è e sarà possibile fare sul fronte della gestione documentale grazie all’intelligenza artificiale e all’apprendimento automatico.
I motivi basilari sono sicuramente noti: per risparmiare carta, per recuperare spazio fisico all’interno delle aziende, per velocizzare la consultazione dei documenti, per poter contare su una qualità indelebile dei documenti nel tempo, per ottimizzare il workflow documentale, per poter accedere ai documenti a prescindere da luogo, orario e tipologia di device. Ma queste, per l’appunto, sono solamente le basi.
Lo stesso mondo della digitalizzazione documentale è infatti andato sviluppandosi, e lo sta facendo tuttora, intrecciandosi con altre importanti innovazioni: si pensi per esempio ai potenziali intrecci con la blockchain, alla possibilità di creare degli smart contract sicuri, veloci ed esenti da errori, e a quanto è e sarà possibile fare sul fronte della gestione documentale grazie all’intelligenza artificiale e all’apprendimento automatico.